Verplichte e-facturatie in Polen via KSeF: wat Amazon-verkopers nu moeten weten
Polen heeft een nieuwe mijlpaal bereikt in de digitalisering van het belastingstelsel. Sinds 1 februari 2026 zijn grote ondernemingen verplicht om elektronische facturen uit te reiken via het Krajowy System e-Faktur (KSeF), het nationale e-factureringssysteem van Polen. Voor Amazon-verkopers die actief zijn op de Poolse markt heeft dit directe gevolgen. In dit artikel leggen we uit wat KSeF precies inhoudt, welke deadlines er gelden en hoe je als seller compliant blijft.
Wat is KSeF en waarom wordt het ingevoerd?
KSeF staat voor Krajowy System e-Faktur, oftewel het Nationale Systeem voor Elektronische Facturering. Het is een gecentraliseerd overheidsplatform dat is ontwikkeld door het Poolse Ministerie van Financiën. Het doel is helder: alle B2B-facturen in Polen moeten voortaan digitaal worden aangemaakt, verstuurd en opgeslagen via dit ene platform.
Traditionele papieren en pdf-facturen verliezen hiermee hun juridische geldigheid voor zakelijke transacties. In plaats daarvan moeten facturen in een gestandaardiseerd XML-formaat worden ingediend via KSeF. Elke factuur krijgt na validatie een uniek KSeF-nummer (UUID) toegewezen, vergelijkbaar met een digitaal keurmerk van de Poolse belastingdienst.
De redenen achter deze verandering zijn onder meer:
- Fraudebestrijding en het dichten van het btw-gat
- Automatisering van belastingcontroles
- Vereenvoudiging van het boekhoudproces voor ondernemers
- Versnelling van btw-teruggaven (van 60 naar 40 dagen)
De tijdlijn: wanneer geldt de verplichting?
De invoering van het verplichte KSeF-systeem verloopt in drie fasen:
| Datum | Wie is verplicht? |
|---|---|
| 1 februari 2026 | Grote belastingplichtigen met een jaaromzet boven PLN 200 miljoen in 2024 |
| 1 april 2026 | Alle overige btw-geregistreerde bedrijven, inclusief buitenlandse verkopers met een Pools btw-nummer |
| 1 januari 2027 | Micro-ondernemers met een maandelijkse facturering van maximaal PLN 10.000 bruto |
Let op: hoewel er gedurende 2026 een boetevrije overgangsperiode geldt, zijn de verplichtingen wél al van kracht. Facturen die niet correct via KSeF worden ingediend, worden juridisch beschouwd als niet-uitgereikte facturen. Vanaf 1 januari 2027 treedt het volledige sanctieregime in werking.
Wat betekent dit voor Amazon-verkopers?
Als je via Amazon verkoopt in Polen en gebruikmaakt van de VAT Calculation Service (VCS), dan kan Amazon het e-factureringsproces grotendeels voor je afhandelen, mits je Amazon expliciet machtigt om namens jou facturen uit te reiken via het KSeF-portaal.
Zodra een bestelling is verzonden, maakt VCS automatisch een e-factuur aan in XML-formaat en dient deze in bij KSeF. Elke factuur krijgt vervolgens een uniek KSeF-nummer dat dient als bewijs van correcte indiening.
Hoe machtig je Amazon op het KSeF-portaal?
Volg deze stappen om Amazon toestemming te geven om e-facturen namens jou uit te reiken:
- Log in op de KSeF Taxpayer Application (neem contact op met je belastingadviseur als je problemen ondervindt met inloggen)
- Ga naar de sectie “Uprawnienia” (Machtigingen) in het hoofdmenu
- Klik op “Nadaj uprawnienie” (Machtiging verlenen)
- Selecteer bij “Rodzaj uprawnienia” (Type machtiging): “Podmiotowi do wystawiania i przeglądania faktur” (Aan entiteit voor het uitreiken en bekijken van facturen)
- Vul bij “Dane podmiotu uprawnionego” (Gegevens gemachtigde entiteit) het volgende in:
- NIP (btw-nummer): 5262907815
- Pełna nazwa (Volledige naam): AMAZON EU S.A.R.L.
- Selecteer bij “Zakres uprawnień” (Omvang machtiging) uitsluitend “wystawiania faktur” (facturen uitreiken), zonder het recht om de machtiging verder over te dragen
- Klik op “Nadaj uprawnienia” (Machtiging verlenen)
- Het systeem bevestigt dat de machtiging succesvol is verleend
Wat gebeurt er als je Amazon niet machtigt?
Het moment waarop je de machtiging verleent, bepaalt hoe Amazon je facturen afhandelt:
- Machtiging vóór 1 februari 2026: VCS genereert e-facturen vanaf de startdatum
- Machtiging tussen 1 februari en 31 maart 2026: VCS begint met e-facturen zodra de machtiging binnen is. In de tussentijd worden pdf-facturen gegenereerd, die tot en met 31 maart 2026 nog rechtsgeldig zijn
- Machtiging op of na 1 april 2026: VCS begint met e-facturen zodra de machtiging is ontvangen
Belangrijk: als je op 1 april 2026 nog géén machtiging hebt verleend, stopt Amazon volledig met het genereren van facturen voor je Poolse B2B-orders. Je bent dan zelf verantwoordelijk voor het uitreiken van KSeF-compliant facturen én je moet voldoen aan de Invoice Defect Rate-drempels in je Account Health.
De status van je e-facturen controleren
Via je Seller Central-account kun je op meerdere manieren de status van je e-facturen monitoren:
- Manage Your Orders-pagina: bekijk de real-time indieningsstatus (Accepted, Pending of Failed) en filter op specifieke statussen
- VAT Calculation Report (VCR): download een gedetailleerd overzicht van alle factuurstatussen
- Tax Document Library: download de btw-facturen die door VCS zijn gegenereerd via Reports → Tax Document Library → Amazon VAT Calculations
Als je ziet dat een e-factuur de status “Failed” heeft, controleer dan of je btw-gegevens in Seller Central nog actueel en geldig zijn.
Creditnota’s en correcties
Bij retourorders maakt Amazon automatisch een creditnota aan in XML-formaat en dient deze in via het KSeF-netwerk, hier hoef je als verkoper niets extra’s voor te doen.
Let op: als een klant vraagt om een correctie van een e-factuur, raadpleeg dan altijd je belastingadviseur. De VAT Calculation Service ondersteunt momenteel geen correcties van reeds ingediende e-facturen.
Eigen facturen uploaden, ook als VCS-gebruiker
Er zijn twee scenario’s waarin je zelf facturen moet aanleveren bij Amazon:
- Je gebruikt VCS maar hebt gekozen om eigen facturen te uploaden: je moet voldoen aan de Poolse e-factureringsverplichting buiten Amazon om, en vervolgens een pdf-kopie van de factuur terugsturen naar Amazon
- Je gebruikt geen VCS en levert zelf facturen aan: ook hier geldt dat je zelf KSeF-compliant facturen moet uitreiken en een pdf-kopie moet uploaden naar Amazon
Je uitgegeven e-facturen terugvinden
Alle e-facturen die via KSeF zijn ingediend, kun je terugvinden in de KSeF Taxpayer Application onder “Faktury” (Facturen) → “Lista faktur” (Facturenlijst).
Praktische tips voor Amazon-verkopers
Om de overgang zo soepel mogelijk te laten verlopen, raden wij het volgende aan:
- Machtig Amazon zo snel mogelijk via het KSeF-portaal, stel dit niet uit tot het laatste moment
- Controleer je btw-registratie in Polen: zorg dat je NIP-nummer en bedrijfsgegevens actueel zijn in zowel Seller Central als het KSeF-systeem
- Overleg met je belastingadviseur: met name als je in meerdere EU-landen verkoopt, kan de interactie tussen verschillende e-factureringsstelsels complex zijn
- Monitor je Account Health: als facturen niet correct worden gegenereerd, kan dit je Invoice Defect Rate negatief beïnvloeden
- Houd de deadline van 1 april 2026 in de gaten: vanaf die datum geldt de verplichting voor álle btw-geregistreerde bedrijven
Hulp en ondersteuning
Heb je vragen over het KSeF-systeem of de koppeling met Amazon? Hieronder vind je nuttige contactgegevens en bronnen:
- Poolse belastingdienst helpdesk: bereikbaar op werkdagen van 8:00 tot 18:00 uur via +48 22 330 03 30 (mobiel/buitenland) of 801 055 055 (vast)
- Ministerie van Financiën: informatie over de KSeF Taxpayer Application op de officiële website
- Amazon Seller Central: raadpleeg de VAT Calculation Service-pagina voor meer informatie over e-facturering in andere EU-landen
Conclusie
De invoering van verplichte e-facturatie via KSeF is een ingrijpende verandering voor iedereen die zakendoet in Polen, inclusief Amazon-verkopers. Door nu actie te ondernemen, Amazon tijdig te machtigen en je administratie op orde te brengen, voorkom je problemen met compliance en behoud je je verkooprechten op het platform.
